Vorteile der Digitalisierung in der Gebäudereinigung

Die Gebäudereinigung ist ein Handwerk, in dem Digitalisierung bisher eher die Ausnahme ist. In vielen Betrieben laufen Stundenzettel, Einsatzpläne und Urlaubsanträge noch auf Papier oder über unzählige Telefonate. Bei uns war das lange nicht anders. Seit einigen Monaten investieren wir deshalb gezielt in digitale Abläufe, und ich möchte hier ehrlich erzählen, was das gebracht hat und wo es gehakt hat.

Was sich verbessert hat

1. Zeiterfassung per App
   Früher mussten wir jeden Monat Hunderte handgeschriebene Stundenzettel auswerten, von denen einige kaum lesbar waren. Heute stempeln unsere Mitarbeiter per App auf dem Handy, und die Zeiten landen direkt bei uns im Büro. Für mich ist das inzwischen ein absolutes Muss für jeden Betrieb, der seine Zeit lieber in sinnvolle Arbeit steckt als in Zettelwirtschaft.
2. Jeder in seiner Sprache
   Die App zeigt alle Inhalte automatisch in der Sprache an, die auf dem Handy des Mitarbeiters eingestellt ist. Das klingt nach einem kleinen Detail, hat aber die Kommunikation im Team spürbar verbessert, weil Missverständnisse durch Sprachbarrieren deutlich seltener geworden sind.
3. Einsatzplanung
   Hier war der Leidensdruck am größten. Einen großen Teil unseres Umsatzes machen wir mit Baureinigung, und da ändert sich der Einsatzort teilweise täglich. Die Koordination hat früher teilweise Hunderte Anrufe am Tag gekostet. Heute planen wir wöchentlich bzw. monatlich zentral, und die Mitarbeiter sehen auf dem Handy, wo sie am nächsten Tag eingesetzt sind und mit wem sie zusammenarbeiten.
4. Wirtschaftlichkeit auf einen Blick
   Weil die Arbeitszeiten direkt einem Objekt zugeordnet werden, sehe ich ohne große Rechnerei, welche Aufträge sich lohnen und welche nicht. Wir haben uns bewusst für eine Lösung entschieden, in der Zeiterfassung, Einsatzplanung und Rechnungsstellung zusammenlaufen. So muss nichts doppelt gepflegt werden.
5. Weniger Verwaltung für die Mitarbeiter
   Unsere Reinigungskräfte sehen ihre Stunden jederzeit selbst ein, beantragen Urlaub, melden sich krank und bestellen Material, alles an einer Stelle.

Wo es gehakt hat

1. Nicht jeder ist begeistert
   Es gibt auch heute noch Mitarbeiter, die sich mit der Umstellung schwertun. Unterm Strich wird die App aber gut angenommen. Und wer seine Stunden früher gern etwas großzügig aufgerundet hat, ist von der digitalen Lösung naturgemäß weniger begeistert 😉
2. Die Einführung braucht Zeit
   Gerade Mitarbeiter, die mit Technik weniger zu tun haben, brauchen am Anfang Unterstützung. Da hilft nur Geduld. Andererseits hat heute fast jeder ein Smartphone, die Hürde ist also kleiner, als viele denken.
3. Umdenken auf allen Ebenen
   Digitalisierung funktioniert nur, wenn auch die Führung mitzieht. Und Kollegen aus der Branche sollten eines nicht vergessen: In der Gebäudereinigung müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit ohnehin schon lange aufgezeichnet werden. Ob man das auf Papier oder digital macht, ist am Ende eine Frage des Aufwands, und digital ist es deutlich einfacher und weniger fehleranfällig.

Für uns war die Digitalisierung ein großer Schritt, der sich gelohnt hat. Ich bin stolz darauf, wie unser Team den Wandel mitgegangen ist. Anderen Unternehmern kann ich nur raten, schrittweise vorzugehen, die Mitarbeiter früh mitzunehmen und offen über Bedenken zu sprechen.